Cauta articole

10 oct. 2011

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse

În caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile se vor lua masuri de reconstituire a acestora în termen de maximum 30 de zile de la constatare, potrivit reglementarilor emise în acest scop.

Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligatia sa aduca la cunostinta, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului unitatii (administratorului unitatii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective).


În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicarii, conducatorul unitatii trebuie sa încheie un proces-verbal, care sa cuprinda:
  • datele de identificare a documentului disparut;
  • numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentului; 
  • data si împrejurarile în care s-a constatat lipsa documentului respectiv. 
Procesul-verbal se semneaza de catre:
  • conducaorul unitatii; 
  • conducatorul compartimentului financiar-contabil al unitatii sau persoana împuternicita sa îndeplineasca aceasta functie; 
  • persoana responsabila cu pastrarea documentului; si 
  • seful ierarhic al persoanei responsabile cu pastrarea documentului, dupa caz. 

Ori de cate ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infractiune, se încunostinteaza imediat organele de urmarire penala.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui „dosar de reconstituire”, întocmit separat pentru fiecare caz.

Dosarul de reconstituire trebuie sa contina toate lucrarile efectuate în legatura cu constatarea si reconstituirea documentului disparut, si anume:
  • sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentului; 
  • procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; 
  • dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate, dupa caz; 
  • dispozitia scrisa a conducatorului unitatii pentru reconstituirea documentului; 
  • o copie a documentului reconstituit. 

În cazul în care documentul disparut a fost emis de alta unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitenta, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitenta. În acest caz, unitatea emitenta va trimite unitatii solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu si vizibil mentiunea „DUPLICAT”, cu specificarea numarului si datei dispozitiei pe baza careia s-a facut reconstituirea.

Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate. În acest caz, vinovatii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suporta paguba adusa unitatii, salariatilor sau altor unitati, sumele respective recuperandu-se potrivit prevederilor legale.

În cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie sa emita un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. Duplicatul poate fi:
  • o factura noua, care sa cuprinda aceleasi date ca si factura initiala, si pe care sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala; sau 
  • o fotocopie a facturii initiale, pe care sa se aplice stampila societatii si sa se mentioneze ca este duplicat si ca înlocuieste factura initiala. 
Sursa:
Ordinul 3518/2008

0 comentarii:

Trimiteți un comentariu

va rugam sa introduceti doar comentarii in legatura cu subiectul discutat. multumim pentru intelegere.