Documentele financiar – contabile

Legea nr. 82/1991 mentioneaza faptul ca orice operatiune economico-financiara efectuata se consemneaza în momentul realizarii ei într-un document care sta la baza înregistrarilor în contabilitate, dobandind astfel calitatea de document justificativ.

Documentele justificative care stau la baza înregistrarilor în contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au înregistrat în contabilitate, dupa caz. 

Calitatea de document justificativ

Ordinul nr. 3512 /2008 prezinta drept elemente principale ce trebuiesc identificate in continutul documentelor justificative:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul/adresa persoanei juridice care întocmeste documentul;
• numarul documentului si data întocmirii acestuia; 
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control financiar preventiv si ale persoanelor în drept sa aprobe operatiunile respective, dupa caz; 
• alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate. 

Un document poate sta la baza înregistrarilor în contabilitate si in consecinta poate dobandi calitatea de document justificativ numai în conditiile în care furnizeaza toate informatiile prevazute de normele legale în vigoare. Sunt considerate documente justificative:

• borderourile de achizitii pentru tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, numai în cazul în care se face dovada intrarii în gestiune a bunurilor respective; 
• contractele sau conventiile civile, încheiate în acest scop, si documentul prin care se face dovada platii (dispozitia de plata/încasare) pentru prestari de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baza de norme de venit.

Documentele contabile (jurnale, fise etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea si înregistrarea în contabilitate a operatiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: 

• felul, numarul si data documentului justificativ; 
• sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate; 
• conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare; 
• semnaturile pentru întocmire si verificare, dupa caz. 

Surse:
Legea contabilitatii 82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare
Ordinul 3512/2008, cu modificarile si completarile ulterioare