Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

Persoanele juridice fara scop lucrativ au obligatia pastrarii în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza înregistrarii în contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva,
în baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si în acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a încredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va înstiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si în alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

Termenul de pastrare este de:

• 50 de ani, pentru statele de salarii;
• 10 ani, pentru registrele si a documentele justificative si contabile;
• 20 ani, pentru facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile pentru care perioada de ajustare este de 20 ani;
• 5 ani, pentru documentele prevazute în anexa nr. 4 a Ordinului 3512/2008, daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare;
• pe perioada de utilizare a bunurilor, pentru documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani.

Termenul de pastrare începe de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite (1 ianuarie a anului urmator anului in care au fost intocmite).

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. În aceasta situatie se întocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Sursa:
Ordinul 3512/2008